Spannend klingt anders! Mit Buchhaltung verbinden Viele Bürokratie, ewiges Suchen und Stapeln von Ringordnern. Die Vorbereitung der Unterlagen für die monatliche Abgabe der UVA zählt nicht zu den beliebtesten Tätigkeiten in Unternehmen. Viele scheuen das Sammeln, Sortieren und Aufbereiten, andere den Zeitaufwand. Manche schieben es sogar bis zum letztmöglichen Zeitpunkt hinaus und geben ihre UVA erst am 15. Tag des Monats, oder noch später ab. Besonders anstrengend wird es dann, wenn Unklarheiten für die Buchhaltung bestehen und lästige Nachfragen das daily business stören oder Strafen wegen verspäteter Abgabe drohen.
So muss das natürlich nicht ablaufen! Mit ein paar Automatismen und Hintergrundwissen schaffen Sie Klarheit in den Unterlagen. Damit sparen Sie Zeit, Nerven und Geld. In diesem Beitrag möchten wir näher auf die essenziellen Dos and Don’ts in der Buchhaltung in Österreich eingehen.
Persönliche Online-Beratung
Vereinbaren Sie hier einfach und flexibel einen Termin für ein persönliches Online-Gespräch mit Julius Schlosman.
Kostenloses und unverbindliches Gespräch für Interessenten oder eine persönliche Beratung für bestehende Klienten.
Zur Online-Terminvereinbarung
Struktur ist der erste Schlüssel zum Erfolg
Alle Belege nach Kategorien zu sortieren, hat sich über viele Jahre für Unternehmen bewährt. Typischerweise empfiehlt sich Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassa- und Bankbelegen getrennt zu sammeln.
Dadurch wird besonders viel Zeit in der Buchhaltungsvorbereitung gespart. Eine ewiglange Vorsortierung entfällt nämlich komplett. Unternehmen, die ihren Jahresabschluss per Einnahmen- Ausgabenrechnung ermitteln, sollten ihre Belege ebenfalls dementsprechend nach Einnahmen und Ausgaben sortieren.
Keine Buchung ohne Beleg!
Diesen Kurzsatz kennt jeder, der mit Wirtschaft in Berührung gekommen ist. Er ist genauso simpel, wie er klingt: Für jede Buchungszeile braucht es eine realwirtschaftliche Handlung, die belegbar ist. Im digitalen Bereich gilt dieser Satz genauso, wie im traditionellen Handwerk oder Handelsgewerbe. Kauft ein Freelancer eine Software zur Bildbearbeitung zu oder schließt ein Abonnement ab, gelten seine Rechnungen als Beleg für die Verbuchung des Aufwands oder der Ausgaben.
Beleg ≠ Eingangsrechnung
Typischerweise passieren in bilanzierungspflichten Unternehmen oft Fehler bei der Aufbereitung der Eingangsrechnungen. Hier sollten alle Rechnungen und Gutschriften die Aufwendungen eines Unternehmens betreffen, gesammelt werden. Oft verirren sich Mahnungen oder Zahlungserinnerungen fälschlicherweise zu den Eingangsrechnungen.
Diese sind grundsätzlich kein Beleg für betreffende Geschäfte, sondern gelten als Beleg für eventuelle Verzugszinsen oder sonstige Spesen. Auch interne Lohn- und Gehaltsabrechnungen sollten nicht als Eingangsrechnung gesammelt werden.
Wann gilt was – Belegdatum oder Zahlungsdatum?
Die Beantwortung dieser Frage ist entscheidend dafür, welche Belege in eine Monats- oder Quartalsbuchhaltung aufgenommen werden müssen und welche nicht. Sie ist allerdings recht schnell wie folgt zu beantworten:
- Für bilanzierungspflichtige Unternehmen gilt der Tag, an dem die Leistung bewirkt wurde, in der Regel somit das Belegdatum.
- Einnahmen- und Ausgabenrechen haben auf das Datum der vereinnahmten oder verausgabten Entgelte abzustellen – somit ist das Zahlungsdatum entscheidend.
Sie suchen eine persönliche Beratung vor Ort?
Ihre Steuerberatung in Wien
Mit unserer Beratung im Steuerrecht sprechen wir alle Österreicher und Einwohner der DACH Region an für die österreichisches Steuerrecht maßgeblich ist. Selbstverständlich beraten wir auch auf Englisch und Russisch.
Zum Kontakt
Privates und Geschäftliches trennen
Alle Gesellschaften wirtschafteten mit dem eingesetzten Kapital. Im Gegensatz zum eingesetzten Kapital von Personengesellschaften steht das Eigenkapital von Kapitalgesellschaften unter besonderem Entnahmeschutz.
Eine „verdeckte Gewinnausschüttung“ oder „verbotene Eigenkapitalrückgewähr“ kann schnell zu haftungsrechtlichen Konsequenzen für die Verantwortlichen führen. Anders sieht das Ganze bei Personengesellschaften aus (OG, KG, GbR). Bei diesen können voll haftende Gesellschafter grundsätzlich frei über das eingesetzte Kapital verfügen.
Eine strikte Trennung von privaten und geschäftlichen Zahlungen empfiehlt sich allerdings auch in diesen Fällen. Damit ersparen sich Unternehmer nicht nur Nachfragen aufgrund von Unklarheiten in der Buchhaltung, sondern können fehlerhafte Erfassungen präventiv vorbeugen.
Zeitsparend und effizient durch Digitalisierung der Buchhaltung
Mittlerweile ist die Digitalisierung auch in Österreich angekommen. Rechnungen sortieren, ewig Bankbelege abtippen und UID-Nummern überprüfen – das war Buchhaltung vor ein paar Jahren. All das gehört heute allerdings der Vergangenheit an.
Die Nutzung der papierlosen Buchhaltung und elektronischen Bankauszugsverbuchung ist besonders effizient. Dadurch wird nicht nur Zeit eingespart, sondern auch für Genauigkeit gesorgt. Da sich der Buchhaltungsaufwand reduziert, sparen Unternehmer schlussendlich Geld damit.
Mitarbeiter einbinden
Je größer das Unternehmen wird, desto größer wird auch die eigene Buchhaltung. Dabei können Belege schnell untergehen. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, dass alle Mitarbeiter mit den grundlegenden Abläufen vertraut sind und Buchhaltungsunterlagen an einer zentralen Stelle zusammenlaufen.
Individualität
Unsere Tipps und Tricks sollen eine Hilfestellung, aber keine abschließende Lösung aller Fragen sein. Da jedes Unternehmen individuell ist, können die oben genannten Anmerkungen von Betrieb zu Betrieb abweichen und müssen individuell angepasst werden.
Es freut uns sehr, wenn Sie etwas aus diesem Artikel mitnehmen können. Wir hoffen, dass Ihnen dieser Kurzartikel gefallen hat und wir Sie bald wieder mit unserem nächsten Beitrag begrüßen dürfen!
Für den Inhalt des vorliegen Beitrags übernehmen Herausgeber und Urheber keine Gewähr.